Lorsqu’un responsable des ressources humaines envisage d’effectuer un contrôle DBS dans le cadre d’un recrutement, le réflexe est souvent le même : plus le niveau de vérification est élevé, plus la décision paraît sécurisée. Pour un poste à responsabilités, une fonction de confiance ou un rôle exercé auprès de personnes vulnérables, le recours à un Enhanced DBS Check semble être le choix le plus prudent. Une démarche qui paraît rigoureuse. Et responsable.
Dans la majorité des cas, elle est pourtant illégale.
Il ne s’agit pas d’une simple subtilité juridique. Le niveau de contrôle DBS qu’un employeur est autorisé à demander est exclusivement déterminé par les missions effectivement exercées dans le cadre du poste. Cette règle est définie par la loi et ne laisse aucune place à l’interprétation.
Pour comprendre pourquoi, il faut s’intéresser à la manière dont le dispositif a été conçu. Or, dans la pratique, peu de professionnels des ressources humaines ont une vision complète de son fonctionnement.
Trois textes de loi, un seul cadre juridique
La plupart des employeurs perçoivent les contrôles DBS comme un dispositif unique proposant différents niveaux de vérification. En réalité, chaque niveau est régi par un texte juridique distinct et obéit à ses propres conditions d’éligibilité, qui s’additionnent à mesure que le niveau de contrôle augmente.
Le Rehabilitation of Offenders Act 1974 constitue le socle du dispositif. Son principe est clair : après une période déterminée sans nouvelle condamnation, une condamnation devient « spent », c’est-à-dire juridiquement réhabilitée. La personne concernée est alors, en droit, considérée comme si cette condamnation n’avait jamais existé.
Pour la majorité des postes, les employeurs ne sont donc pas autorisés à interroger les candidats sur ces condamnations réhabilitées, et les candidats n’ont aucune obligation de les divulguer.
Le Rehabilitation of Offenders Act 1974 (Exceptions) Order 1975 établit une liste précise de fonctions pour lesquelles les condamnations réhabilitées demeurent juridiquement pertinentes. Il s’agit principalement des postes impliquant un contact avec des enfants, des adultes vulnérables ou l’exercice de responsabilités particulières au regard de l’intérêt public. Seuls les postes figurant sur cette liste sont éligibles à un Standard DBS Check, qui permet d’accéder aux condamnations réhabilitées comme aux condamnations non réhabilitées.
Le Police Act 1997 introduit une seconde condition d’éligibilité, applicable exclusivement aux Enhanced DBS Checks. Pour qu’un poste puisse faire l’objet de ce niveau de contrôle, il doit être couvert à la fois par le Rehabilitation of Offenders Act 1974 (Exceptions) Order 1975 et par les dispositions prévues par le Police Act 1997.
Les Enhanced DBS Checks peuvent également faire apparaître des renseignements détenus par les services de police locaux. Ces informations n’ont pas nécessairement donné lieu à une condamnation, mais peuvent être communiquées lorsqu’un Chief Officer of Police les considère pertinentes au regard des responsabilités exercées dans le poste concerné.
Il en résulte un cadre juridique structuré en plusieurs niveaux, qui peut être résumé de la manière suivante :
- Basic DBS Check : accessible pour tous les postes, sans condition particulière d’éligibilité ; révèle uniquement les condamnations non réhabilitées (« unspent convictions »).
- Standard DBS Check : réservé aux postes couverts par le Exceptions Order 1975 ; révèle les condamnations réhabilitées et non réhabilitées.
- Enhanced DBS Check : réservé aux postes remplissant les conditions prévues à la fois par le Rehabilitation of Offenders Act 1974 (Exceptions) Order 1975 et le Police Act 1997 ; peut également inclure des renseignements détenus par les services de police locaux, lorsqu’ils sont jugés pertinents pour les fonctions concernées.
Demander un niveau de contrôle DBS supérieur à celui auquel un poste est légalement éligible ne relève pas d’une simple erreur administrative. Il s’agit d’une violation du Data Protection Act 2018 et, lorsqu’elle est commise en toute connaissance de cause, peut constituer une infraction pénale.
7,3 millions de certificats, mais aucun contrôle de l’éligibilité
Au cours de l’exercice 2024/2025, le DBS a délivré 7,3 millions de certificats. Un tel volume pourrait laisser penser que le dispositif s’appuie sur des contrôles rigoureux de l’éligibilité. Ce n’est pourtant pas le cas.
Le DBS part du principe que chaque demande soumise est éligible au niveau de contrôle sollicité. Il n’existe aucun filtre automatique, aucun contrôle préalable de l’éligibilité, ni aucun mécanisme permettant d’identifier les demandes potentiellement non conformes avant leur traitement.
La responsabilité incombe entièrement à l’employeur. Or, les faits montrent que cette responsabilité est souvent mal exercée, non par mauvaise foi, mais parce que le fonctionnement du dispositif est encore largement méconnu.
L’association Unlock, organisation britannique qui accompagne les personnes ayant un casier judiciaire, a présenté au Parlement des éléments démontrant de nombreux cas de contrôles DBS demandés en dehors du cadre légal. Parmi les exemples cités figurent des chauffeurs-livreurs auxquels un Enhanced DBS Check a été demandé au seul motif que leurs tournées les conduisaient à intervenir auprès d’écoles ou d’établissements d’accueil.
Le simple intitulé du poste a conduit à une présomption erronée. Or, le véritable critère juridique repose sur les missions effectivement exercées, et non sur le titre du poste ou l’environnement dans lequel il s’exerce. Dans ces situations, cette analyse préalable n’a tout simplement pas été réalisée.
Le Basic DBS Check : ce qu’il révèle réellement
Le Basic DBS Check révèle uniquement les condamnations non réhabilitées (« unspent convictions »). Il ne fait apparaître ni les condamnations réhabilitées (« spent convictions »), ni les avertissements faisant l’objet des règles de filtrage (filtering), ni les renseignements détenus par les services de police.
Pour de nombreux employeurs, ce niveau de contrôle peut sembler constituer le strict minimum : une première étape avant de demander une vérification plus approfondie.
En réalité, il convient de l’envisager sous un autre angle. Le Basic DBS Check est le niveau de contrôle accessible à tous précisément parce qu’il répond aux besoins légitimes de la grande majorité des décisions de recrutement.
Par définition, une condamnation non réhabilitée (« unspent conviction ») est une condamnation que la loi ne considère pas encore comme réhabilitée. Elle demeure juridiquement pertinente et peut légitimement être portée à la connaissance de l’employeur. À l’inverse, une condamnation réhabilitée (« spent conviction ») est une condamnation dont la loi estime qu’elle ne doit plus, dans la plupart des situations, influencer les perspectives d’emploi d’une personne.
Demander un niveau de contrôle supérieur au Basic DBS Check pour un poste qui ne remplit pas les conditions d’éligibilité ne renforce pas la sécurité de la décision de recrutement. Cela expose l’employeur à un risque juridique en l’amenant à traiter des informations auxquelles il n’était pas légalement autorisé à accéder.
Le volet RGPD souvent négligé par les employeurs
Les risques juridiques liés à une demande de contrôle inadaptée ne se limitent pas à la réglementation encadrant les DBS Checks. Les données relatives aux condamnations pénales bénéficient d’un régime de protection spécifique en vertu de l’article 10 du UK GDPR et de la section 10 du Data Protection Act 2018.
Leur traitement ne peut pas reposer sur le seul consentement de la personne concernée. Il doit répondre à une nécessité juridique, être strictement proportionné aux exigences du poste et reposer sur une justification dûment documentée.
Cette exigence a des conséquences directes pour les politiques de contrôle systématique, qui consistent à appliquer le même niveau de vérification à l’ensemble des nouveaux collaborateurs, quel que soit le poste occupé.
L’Information Commissioner’s Office (ICO) est très clair sur ce point : les vérifications doivent être proportionnées au risque identifié, adaptées aux responsabilités propres au poste et juridiquement justifiées.
Dans ses recommandations, l’ICO précise également que les employeurs ne devraient pas soumettre systématiquement tous les candidats à un contrôle, sauf lorsque la loi l’exige. Une pratique habituelle ou une procédure interne ne constitue pas, à elle seule, une base juridique suffisante pour traiter des données relatives aux condamnations pénales.
Demander un Standard DBS Check ou un Enhanced DBS Check pour un poste qui n’est pas légalement éligible entraîne donc deux manquements juridiques distincts : une violation des règles d’éligibilité applicables aux contrôles DBS et le non-respect des exigences du UK GDPR relatives à la base juridique du traitement.
L’employeur ne s’est pas contenté de demander un niveau de contrôle inapproprié. Il a également procédé au traitement illicite de données relatives aux condamnations pénales.
Les règles de filtrage : pourquoi elles sont essentielles
Depuis 2013, le DBS applique des règles de filtrage qui excluent automatiquement certaines condamnations anciennes ou de faible gravité des Standard DBS Checks et Enhanced DBS Checks. Environ 45 000 personnes bénéficient chaque année de ce dispositif, ce qui signifie que les informations figurant sur leur certificat sont plus limitées que ne le prévoyait initialement la législation.
Depuis 2013, le DBS applique des règles de filtrage qui excluent automatiquement certaines condamnations anciennes ou de faible gravité des Standard DBS Checks et Enhanced DBS Checks. Environ 45 000 personnes bénéficient chaque année de ce dispositif, de sorte que certaines condamnations n’apparaissent plus sur leur certificat, alors qu’elles auraient autrement été divulguées.
Il ne s’agit en aucun cas d’une zone grise. Utiliser ces informations dans le cadre d’une décision de recrutement, même de manière implicite, aggrave la violation initiale des règles d’éligibilité et l’expose à des conséquences juridiques bien plus importantes.
À quoi ressemble une pratique conforme
Une pratique conforme commence avant même le dépôt de la demande, par une évaluation rigoureuse de l’éligibilité fondée sur les missions effectivement exercées dans le cadre du poste, et non sur son intitulé, son niveau de responsabilité ou son environnement d’exercice.
L’outil d’évaluation de l’éligibilité mis à disposition sur GOV.UK fournit des orientations structurées, mais il ne couvre pas l’ensemble des situations et ne constitue pas un avis juridique. Pour les postes dont l’éligibilité est incertaine ou se situe à la limite des critères prévus par la réglementation, le service client du DBS peut apporter des précisions. En cas de doute persistant, il est recommandé de solliciter un conseil juridique.
Au-delà de la seule évaluation de l’éligibilité, les employeurs devraient mettre en place les mesures suivantes :
- Une politique écrite précisant quels postes nécessitent quel niveau de contrôle DBS, ainsi que les motifs justifiant ce choix.
- A documented lawful basis under the Data Protection Act 2018 for processing criminal record data
- Des évaluations des risques adaptées à chaque poste, plutôt que des politiques de contrôle systématique appliquées à l’ensemble des recrutements.
- Des notices d’information claires destinées aux candidats, expliquant la base juridique, l’objet et l’étendue de tout contrôle DBS effectué.
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Il est naturel de vouloir disposer du plus grand nombre d’informations possible. En matière de recrutement, la prudence est souvent perçue comme une garantie de sécurité. Pourtant, dans le cadre des DBS Checks, une démarche rigoureuse ne se mesure pas au niveau de contrôle demandé, mais à la qualité de l’évaluation de l’éligibilité qui le précède.
Un Basic DBS Check, demandé pour les bonnes raisons, pour un poste éligible et sur la base d’une documentation appropriée, constitue une décision de recrutement conforme, justifiée et juridiquement défendable.
À l’inverse, un Enhanced DBS Check demandé pour un poste qui n’y est pas légalement éligible ne répond à aucun de ces critères, quelles qu’aient été les intentions de prudence ou de diligence de l’employeur.
Choisir le niveau de contrôle approprié ne relève pas d’un simple exercice de conformité.
C’est précisément l’enjeu.
Sources:
- GOV.UK — DBS employer guidance
- GOV.UK — Guidance on the Rehabilitation of Offenders Act 1974 and the Exceptions Order 1975
- Hansard — Parliamentary debate on the ROA and Police Act amendments, September 2020
- Wikipedia — Disclosure and Barring Service
- Unlock — Parliamentary written evidence on ineligible DBS checks
- Unlock — Ineligible checks archive
- uCheck — What is a DBS check (citing DBS Annual Report 2024/25)
- ICO — Criminal offence data: what are the rules
- ICO — Criminal offence data: conditions for processing
- ICO — Pre-employment vetting of candidates
- Veremark — Basic, Standard or Enhanced DBS: what is the difference
- Veremark — What criminal record checks can UK employers legally request
- WageKit — UK employee background checks guide
- DPO Centre — DBS checks and UK GDPR compliance
- RWK Goodman — Criminal record checks and GDPR
- RecruitUnlock — DBS legislation guide
ICO = Information Commissioner’s Offices
