Le secteur du background screening connaît une croissance soutenue à l’échelle mondiale. Qu’il s’agisse du développement des exigences de conformité, de la multiplication des collaborations internationales ou de la généralisation des vérifications préalables à l’embauche, les organisations cherchent aujourd’hui à prendre des décisions plus éclairées tout en sécurisant leurs activités.
Il n’est plus rare de voir une entreprise basée en Californie faire appel à un prestataire de background screening situé à New York pour réaliser des vérifications concernant un candidat de nationalité japonaise résidant en Espagne. Dans une telle situation, quelle réglementation en matière de protection des données doit être appliquée ?
Dans certains cas, l’offre d’emploi ou les documents remis au candidat précisent le cadre juridique applicable au processus de recrutement, lequel est accepté par les parties concernées. Lorsque ces documents ne précisent pas clairement la réglementation applicable, les prestataires de background screening se retrouvent confrontés à plusieurs possibilités: Ils peuvent soit solliciter l’accompagnement de cabinets juridiques internationaux spécialisés, soit développer en interne un niveau élevé d’expertise et des procédures adaptées afin de gérer efficacement les enjeux réglementaires liés aux vérifications internationales.
Le screening à l’échelle mondiale
Les États-Unis et l’Union européenne reposent sur des approches culturelles et réglementaires différentes en matière de protection des données, ce qui conduit à l’application de standards parfois distincts dans le cadre du background screening. Parmi les principes fondamentaux souvent cités figurent le principe européen de minimisation des données et le principe américain d’exactitude des informations. Ces deux principes sont complémentaires et se retrouvent dans la plupart des réglementations relatives à la protection des données à travers le monde.La principale différence réside dans l’importance accordée à chacun de ces principes : les États-Unis privilégient généralement l’exactitude des informations tandis que l’Union européenne met davantage l’accent sur la limitation de la collecte des données au strict nécessaire. Une autre différence importante concerne les bases juridiques permettant le traitement des données personnelles. Aux États-Unis, le consentement du candidat constitue généralement un élément essentiel du processus de vérification.En Europe, dans le contexte de la relation de travail, les organisations doivent souvent s’appuyer sur une base légale autre que le consentement. La décision n°26/2019 de l’Autorité hellénique de protection des données a notamment rappelé que le consentement peut être considéré comme non librement donné lorsqu’un déséquilibre existe entre les parties concernées. Si les différences culturelles expliquent certaines divergences réglementaires, elles ne peuvent en aucun cas justifier un manque de responsabilité dans le traitement des données personnelles.Concilier les différentes réglementations relatives à la protection des données
Dans le cadre d’un background screening international, il est essentiel de prendre en considération l’ensemble des réglementations applicables afin d’adopter une approche équilibrée et proportionnée. La Cour de justice de l’Union européenne a rappelé que le droit à la protection des données personnelles n’est pas un droit absolu et qu’il doit être mis en balance avec d’autres droits fondamentaux, conformément au principe de proportionnalité. Chaque situation doit être analysée dans son contexte propre. Dans un environnement international, la capacité à documenter les décisions prises ainsi que les traitements réalisés sur les données personnelles devient un élément central de la conformité. Les interactions avec des candidats, des clients, des partenaires ou des autorités de contrôle peuvent donner lieu à des contestations lorsque les droits des personnes concernées sont perçus comme ayant été affectés. Une telle situation peut notamment survenir lorsqu’un candidat estime avoir subi un préjudice ou lorsqu’une organisation ne respecte pas les obligations prévues par la réglementation applicable. Malgré la diversité des cadres réglementaires, les entreprises peuvent mettre en œuvre des mesures permettant de limiter les risques liés aux opérations internationales de screening. Toute organisation confrontée à des vérifications impliquant plusieurs juridictions devrait identifier, évaluer et atténuer les risques avant d’engager le traitement des données. Les principaux risques liés à la collecte et au traitement des données incluent notamment :- Le manque d’exactitude des informations.
- La collecte excessive de données.
- Les incidents de sécurité.
- Les fuites de données.
